Formularz ZAW-FA składa się po to, aby nadać (lub odebrać) uprawnienia do KSeF podmiotowi, który sam nie może nadać pierwszych uprawnień – np. wielu spółkom kapitałowym.

Co to jest ZAW-FA

  • To urzędowy formularz służący do zgłoszenia osoby (lub osób) uprawnionych do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur w imieniu podatnika.
  • Składają go m.in. spółki kapitałowe, które nie mogą samodzielnie nadać pierwszych uprawnień w KSeF z poziomu systemu.

Jak złożyć ZAW-FA – ogólny schemat

  1. Wypełnij formularz:
    • W poz. 1 wpisz NIP podatnika lub podmiotu, który nadaje lub odbiera uprawnienia w KSeF.
 * W dalszych polach wskaż dane osoby uprawnionej do obsługi KSeF (imię, nazwisko, PESEL/NIP itp.).
  1. Podpisz formularz:
    • Możesz go podpisać kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo własnoręcznie – zależnie od formy złożenia.
 * W przypadku spółek urząd wymaga, aby podpis złożyły osoby uprawnione do reprezentacji (np. członkowie zarządu), często z użyciem kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
  1. Złóż ZAW-FA do urzędu skarbowego:
    • Papierowo: osobiście w urzędzie albo listownie do właściwego naczelnika urzędu skarbowego.
 * Elektronicznie:
   * przez ePUAP jako załącznik do pisma ogólnego, lub

   * przez e-Urząd Skarbowy jako załącznik do pisma ogólnego kierowanego do właściwego urzędu.

Złożenie elektroniczne krok po kroku (skrót)

  • Pobierz aktualny interaktywny PDF ZAW-FA ze strony podatki.gov.pl i wypełnij go zgodnie z danymi podatnika oraz osoby uprawnionej.
  • Podpisz plik:
    • profil zaufany lub kwalifikowany podpis elektroniczny (w spółkach najczęściej kwalifikowany, zgodnie z zasadami reprezentacji).
  • Zaloguj się do e-Urzędu Skarbowego, wybierz z menu pismo ogólne, wskaż właściwy urząd skarbowy, dodaj ZAW-FA jako załącznik i wyślij.
  • Po wysyłce system generuje Urzędowe Poświadczenie Przedłożenia (UPP), które warto pobrać i zachować.

Gdzie fizycznie trafi ZAW-FA

  • Adresatem zawsze jest naczelnik właściwego urzędu skarbowego dla danego podatnika (np. spółki), bo to on rejestruje uprawnienia w KSeF.

TL;DR: Wypełniasz ZAW-FA z danymi podatnika i osoby uprawnionej, podpisujesz (elektronicznie albo odręcznie), a następnie składasz do właściwego urzędu skarbowego – papierowo lub elektronicznie (ePUAP / e-Urząd Skarbowy).

Informacje pochodzą z aktualnych instrukcji i omówień formularza ZAW-FA publikowanych przez doradców podatkowych i serwisy księgowe.