jak pobrać fakturę z ksef

Aby pobrać fakturę z KSeF, masz kilka prostych opcji – przez Aplikację Podatnika, program księgowy albo anonimowo na podstawie danych faktury.

Co to jest KSeF i kiedy pobiera się faktury?

KSeF (Krajowy System e-Faktur) to państwowa platforma, przez którą wystawia się i odbiera faktury ustrukturyzowane (w formacie XML). Już teraz wielu przedsiębiorców testowo z niego korzysta, a obowiązkowe pobieranie faktur kosztowych będzie w praktyce standardem przed pełnym obowiązkiem KSeF w 2026 r. Pobieranie faktur z KSeF jest ważne, bo to tam „oficjalnie” znajduje się dokument – PDF z maila to tylko wizualizacja.

Jak pobrać fakturę z KSeF – przez Aplikację Podatnika (krok po kroku)

To najprostszy sposób, jeśli samodzielnie ogarniasz księgowość lub chcesz mieć dostęp do wszystkich swoich faktur w jednym miejscu.

1. Wejście na stronę systemu
   • Wejdź na stronę ksef.podatki.gov.pl.

 * Wybierz Aplikację Podatnika KSeF.

2. Logowanie
   Możliwe metody logowania (dla firmy lub osoby fizycznej):

 * Profil Zaufany,
 * podpis kwalifikowany,
 * e-dowód,
 * lub przez zintegrowany program finansowo‑księgowy (jeśli taki masz).

3. Przejście do otrzymanych faktur
   • Po zalogowaniu przejdź do sekcji „Otrzymane faktury” (dla zakupów) albo „Wystawione faktury” (dla sprzedaży).

 * Skorzystaj z filtrów wyszukiwania, np.: NIP sprzedawcy, data wystawienia/otrzymania, numer KSeF, numer faktury od kontrahenta.

4. Wyszukanie właściwego dokumentu
   • Ustaw datę (np. cały miesiąc, w którym otrzymałeś fakturę).

 * Wpisz NIP kontrahenta lub numer faktury, jeśli go znasz.

 * Z listy wybierz odpowiedni dokument.

5. Pobranie faktury
   Dla wybranej faktury zazwyczaj masz do wyboru:

 * pobranie **pliku XML** – to właściwa faktura ustrukturyzowana,
 * pobranie wizualizacji jako **PDF** , który możesz zapisać lub wydrukować,
 * czasem także archiwum ZIP z wieloma fakturami (np. z danego okresu).

6. Zapis i ewentualny import
   • Zapisz plik na komputerze lub w chmurze, najlepiej w katalogu z podziałem na miesiące/kontrahentów.

 * Jeśli korzystasz z programu księgowego, plik XML możesz wczytać bezpośrednio do systemu księgowego (większość nowych systemów ma taką funkcję importu).

Pobieranie faktury z KSeF w trybie anonimowym (bez logowania)

Jeżeli wystawca udostępni Ci dane faktury, możesz ją pobrać bez logowania do KSeF.

Masz wtedy trzy typowe opcje:

• Link do faktury
  • Otrzymujesz od wystawcy specjalny link.
  • Po kliknięciu możesz zobaczyć i pobrać wizualizację faktury (np. w PDF), czasem też XML.

• Kod QR na fakturze
  • Na wydruku lub PDF znajduje się kod QR.
  • Po jego zeskanowaniu telefon przekieruje Cię na stronę, gdzie udostępniona jest faktura z KSeF.

• Wyszukiwanie po danych faktury
  • Tryb anonimowy w KSeF umożliwia pobranie faktury po podaniu m.in.: NIP sprzedawcy, daty, numeru KSeF lub numeru nadanego przez kontrahenta.

* Po poprawnym podaniu danych system pokaże dokument do podglądu/pobrania.

To wygodne np. dla klientów detalicznych, którzy nie mają stałego konta w KSeF, ale chcą pobrać fakturę np. za paliwo czy usługę.

Pobieranie faktur automatycznie – przez program księgowy

Jeśli masz firmę i wystawiasz/otrzymujesz wiele faktur, ręczne pobieranie z KSeF szybko staje się uciążliwe. Tu wchodzi w grę integracja z programem księgowym.

Jak to działa w praktyce?

1. Jednorazowa autoryzacja dostępu
   • W programie finansowo‑księgowym (np. Fakturowo.pl, inne systemy zintegrowane z KSeF) konfigurujesz połączenie z KSeF.

 * Zwykle odbywa się to przez wygenerowanie **tokenu** , użycie certyfikatu lub uwierzytelnienie Profilem Zaufanym.

2. Ustawienie zasad pobierania
   • Możesz ustalić, czy system ma pobierać wszystkie faktury przychodzące, z określonego okresu, od wybranych kontrahentów albo tylko faktury sprzedażowe.

 * Często można ustawić harmonogram automatycznego pobierania (np. raz dziennie).

3. Automatyczne pobieranie i zapis
   • System pobiera z KSeF paczki faktur (np. w ZIP) lub pojedyncze pliki XML oraz zapisuje je w swojej bazie.

 * Do każdej faktury tworzy wizualizację (PDF) oraz wstępne dekretacje księgowe, które księgowy tylko weryfikuje.

4. Kiedy to najbardziej się opłaca?
   • Przy dużej liczbie faktur zakupowych (np. sklepy online, hurtownie, transport).

 * Gdy obsługuje Cię biuro rachunkowe – integracja KSeF z systemem biura oszczędza im i Tobie mnóstwo czasu.

Co warto wiedzieć, pobierając faktury z KSeF?

Kilka praktycznych punktów, które często pojawiają się w rozmowach przedsiębiorców i księgowych.

• Faktura „istnieje” w KSeF niezależnie od PDF
  • PDF to tylko wizualizacja – prawdziwym dokumentem jest XML w KSeF.

* W sporach podatkowych to dane z KSeF są rozstrzygające.

• Terminy a data otrzymania
  • Data otrzymania faktury w trybie online w KSeF ma znaczenie dla tego, w którym okresie możesz ją ująć w kosztach lub odliczeniu VAT.

* Dobrą praktyką jest regularne (np. codzienne) sprawdzanie nowych faktur lub włączenie automatycznego pobierania.

• Dostęp nie tylko przez KSeF
  • Odbiorca nie musi korzystać wyłącznie z panelu KSeF – może używać innych systemów (programów księgowych) zintegrowanych z KSeF, które pobierają faktury w tle.

• Bezpieczeństwo i uprawnienia
  • W firmie warto nadać odrębne uprawnienia: osobno do wystawiania, osobno do pobierania i podglądu faktur.

* Szczególnie, jeśli dostęp mają pracownicy biura rachunkowego lub kilku członków zespołu.

Mini podsumowanie (TL;DR)

• Najprościej: zaloguj się do Aplikacji Podatnika KSeF → „Otrzymane/Wystawione faktury” → wyszukaj dokument → pobierz XML lub PDF.

• Bez logowania: skorzystaj z linku, kodu QR albo wyszukaj fakturę po danych w trybie anonimowym.

• Dla firm z większą liczbą dokumentów: ustaw automatyczne pobieranie w programie finansowo‑księgowym zintegrowanym z KSeF.

Jeśli napiszesz, z jakiej roli korzystasz (przedsiębiorca, księgowy, osoba prywatna) i czy masz już konkretny program księgowy, mogę rozpisać dokładne kroki dopasowane do Twojej sytuacji.