jak zarejestrować się do ksef

Aby zarejestrować się do KSeF (czyli uzyskać pierwszy dostęp / uwierzytelnienie), przechodzisz w praktyce przez kilka stałych kroków – różnią się one lekko dla JDG i spółek.

1. Co to znaczy „zarejestrować się do KSeF”?

„Rejestracja” to tak naprawdę pierwsze uwierzytelnienie w systemie – moment, w którym KSeF „nadaje” Ci uprawnienia właściciela i kojarzy Twoje dane z firmą.

Od tego momentu możesz wystawiać i odbierać e‑faktury przez Aplikację Podatnika albo program księgowy zintegrowany z KSeF.

2. Co przygotować przed rejestracją?

Najpierw upewnij się, jaki masz typ działalności, bo od tego zależy ścieżka:

• Jednoosobowa działalność gospodarcza (JDG).

• Spółka (z o.o., S.A., spółka osobowa itp.).

Przydadzą się:

• NIP firmy – KSeF rozpoznaje podmiot głównie po NIP.

• Narzędzie do uwierzytelnienia:
  • Profil Zaufany – najprostsze dla osób fizycznych.

* Podpis kwalifikowany (z PESEL lub NIP).

* Pieczęć kwalifikowana (dla spółek z NIP podmiotu).

3. Wejście do Aplikacji Podatnika KSeF – pierwszy krok

1. Wejdź na stronę logowania KSeF (Aplikacja Podatnika).

2. Wybierz identyfikator podmiotu – zazwyczaj NIP, wpisz go w odpowiednie pole.

3. Wybierz środowisko:
   • produkcyjne – „prawdziwe” faktury, od 1 lutego 2026 r. dla części firm obowiązkowe, a potem dla wszystkich.

 * testowe – jeśli chcesz tylko poćwiczyć (wersja demo).

4. Rejestracja / pierwsze uwierzytelnienie – JDG

Dla jednoosobowej działalności droga jest najprostsza, bo działasz „jako Ty sam”.

1. Na ekranie logowania wybierz sposób logowania:
   • „Zaloguj przez Profil Zaufany” albo
   • podpis kwalifikowany.

2. Zostaniesz przekierowany do odpowiedniego okna logowania (np. ePUAP dla Profilu Zaufanego).

3. Potwierdzasz tożsamość (kod SMS / aplikacja banku itd.).

4. Po poprawnym uwierzytelnieniu system nadaje Ci uprawnienia właściciela dla Twojego NIP w KSeF.

Od tego momentu możesz:

• Logować się do Aplikacji Podatnika i wystawiać e‑faktury.

• Wygenerować certyfikat / token do integracji z programem fakturującym (o tym niżej).

5. Rejestracja / pierwsze uwierzytelnienie – spółka

W spółkach pierwsze uwierzytelnienie musi wykonać osoba uprawniona do reprezentacji (np. członek zarządu, wójt, dyrektor).

Masz dwie główne ścieżki:

a) Osoba reprezentująca ma pieczęć kwalifikowaną

1. Wchodzisz na stronę logowania KSeF, wybierasz NIP spółki.

2. Wybierasz logowanie pieczęcią kwalifikowaną (z NIP spółki).

3. Podpisujesz żądanie logowania pieczęcią.

4. Po poprawnym podpisaniu system nadaje Ci rolę właściciela / administratora dla tej spółki.

b) Brak pieczęci kwalifikowanej – formularz ZAW‑FA

Jeśli osoba reprezentująca spółkę nie ma pieczęci kwalifikowanej, konieczne jest zgłoszenie ZAW‑FA do urzędu skarbowego.

1. Wypełniasz formularz ZAW‑FA, wskazując:
   • podmiot (NIP spółki),
   • osobę, która ma mieć uprawnienia w KSeF (np. członek zarządu, księgowy, biuro rachunkowe),
   • zakres uprawnień.

2. Składasz ZAW‑FA do właściwego urzędu skarbowego (papierowo lub elektronicznie – w zależności od opcji).

3. Po zarejestrowaniu ZAW‑FA przez urząd osoba wskazana w formularzu może zalogować się do KSeF:
   • przez Profil Zaufany,
   • podpis kwalifikowany,
   • ewentualnie inną dostępną metodę.

Dopiero po rozliczeniu ZAW‑FA w systemie KSeF zobaczy uprawnienia do obsługi spółki.

6. Co zrobić po pierwszym logowaniu? (certyfikat / token)

Samo pierwsze wejście do systemu nie kończy konfiguracji – ważne jest wygenerowanie certyfikatu / tokenu do codziennego używania.

Najczęstszy scenariusz:

1. Logujesz się do Aplikacji Podatnika KSeF z nadanymi już uprawnieniami.

2. Przechodzisz do sekcji:
   • „Certyfikaty” albo
   • „Tokeny / klucze dostępu” (nazwa może się minimalnie różnić).

3. Składasz wniosek o certyfikat / token:
   • system generuje dwa pliki / ciąg znaków,
   • nadajesz hasło do certyfikatu i zapisujesz je w bezpiecznym miejscu.

4. Wgrywasz certyfikat / wpisujesz token w swoim programie do faktur lub systemie księgowym.

Dzięki temu nie musisz za każdym razem logować się Profilem Zaufanym – program łączy się z KSeF automatycznie.

7. Krótkie „krok po kroku” – skrót

Dla JDG

1. Sprawdź, od kiedy masz obowiązek korzystać z KSeF (duże firmy od 1.02.2026, kolejne grupy później).

2. Przygotuj Profil Zaufany lub podpis kwalifikowany.

3. Wejdź na stronę logowania KSeF i wpisz NIP.

4. Zaloguj się przez wybraną metodę, potwierdź tożsamość.

5. Po wejściu do aplikacji wygeneruj certyfikat / token i podłącz go w programie do faktur.

Dla spółki

1. Ustal, kto ma reprezentować spółkę w KSeF (zarząd, pełnomocnik).

2. Jeśli jest pieczęć kwalifikowana z NIP spółki:
   • wejdź na stronę logowania KSeF, wybierz NIP, zaloguj się pieczęcią.

3. Jeśli nie ma pieczęci:
   • złóż formularz ZAW‑FA do urzędu skarbowego, wskaż osobę i jej uprawnienia, poczekaj na rejestrację,
   • ta osoba loguje się później Profilem Zaufanym / podpisem.

4. Po pierwszym wejściu do KSeF wygeneruj certyfikat / token i skonfiguruj program księgowy.

8. Uwaga praktyczna

• Warto najpierw przetestować KSeF w środowisku testowym (demo), szczególnie przy integracji z systemem finansowo‑księgowym lub ERP.

• Popularne portale i webinary pokazują cały proces na ekranie krok po kroku; przy konfiguracji spółki przydaje się szczególnie materiał opisujący „proces rejestracji spółki w KSeF” oraz „logowanie do KSeF krok po kroku”.

TL;DR

Żeby „zarejestrować się do KSeF”, musisz:

• wejść do Aplikacji Podatnika KSeF,
• uwierzytelnić się (Profil Zaufany, podpis, pieczęć albo po ZAW‑FA),
• uzyskać rolę właściciela / uprawnionego,
• wygenerować certyfikat / token i podłączyć go w programie do faktur.

Information gathered from public forums or data available on the internet and portrayed here.